Manual do PrestaContas.ai
Um gasto de obra pode entrar por qualquer dos dois caminhos, e os dois terminam no mesmo lugar:
- Pelo WhatsApp — quem está na obra fotografa o documento e manda. Não instala nada, não cria senha, não digita valor.
- Pelo painel — o escritório sobe o arquivo que chegou por e-mail e deixa o sistema ler, ou preenche à mão o que nunca teve documento: mão de obra, aluguel de equipamento, o acerto do mês.
Nos dois casos o gasto cai na mesma obra, na mesma categoria e no mesmo relatório. Não existe gasto de segunda classe — nem o que entra sem documento nenhum, que conta no total com o rótulo «sem nota fiscal» à vista.
Nada se perde. Se a foto sair tremida, se faltar o valor ou se ninguém disser a obra, o documento entra assim mesmo e fica marcado como incompleto — o escritório completa depois. O registro nunca depende de a leitura ter dado certo.
As páginas do manual
- Primeiros passos Criar a conta, ligar o WhatsApp, abrir a primeira obra e convidar quem compra.
- Enviar pelo WhatsApp Da foto ao gasto registrado: os botões, a escolha da obra, dividir uma nota, abastecimento, apagar e pedir o relatório.
- O painel: conferir e corrigir Painel, fila de validação, lista de compras, o detalhe de uma nota, corrigir o que a leitura errou e lançar à mão.
- Cotações: comparar orçamentos Juntar os orçamentos de um serviço, pelo site ou pelo WhatsApp; o comparativo item a item; escolher; fechar em pedidos; o comprometido e o pagamento.
- Conferência de Entregas Quem recebe o caminhão fotografa a nota e diz se chegou tudo; você confere no painel com o que comprou. Os perfis, a tela Entregas, o aviso e o relatório.
- Obras e equipamentos Criar obra, código, orçamento, saldo inicial, encerrar, convidar o cliente — e para onde vai o combustível.
- Compradores e clientes Quem envia e quem só acompanha, o convite por WhatsApp ou e-mail, o que cada um vê.
- O acesso pelo site O comprador e o cliente no navegador: o link, a senha, o que cada um vê — os gastos, as notas e as fotos da obra — e os preços dos materiais.
- Relatórios e exportação Os relatórios do painel e o arquivo que se manda para a contabilidade.
Quem lê o quê
Se você compra na obra, uma página basta: Enviar pelo WhatsApp. Não há nada para instalar nem para configurar — quando o escritório te convidar, o WhatsApp já sabe quem você é.
Se você é o escritório (ou o dono), comece pelos Primeiros passos e depois O painel. As outras você lê quando precisar delas.
Se você é o cliente de uma obra, o escritório pode te dar acesso de consulta: você pergunta os gastos pelo WhatsApp e recebe o relatório em PDF, sem nunca entrar no painel — ou abrir a tela dele no navegador. Está explicado em O acesso pelo site.
O que entra na conta
Entra tudo o que é gasto da obra — material, mão de obra, aluguel de equipamento, transporte, combustível, alimentação, água/luz/comunicações e o que sobrar cai em «outros». Com documento ou sem: o gasto sem nota fiscal entra igual, marcado «sem nota fiscal», porque a alternativa é a obra ter um buraco que ninguém explica.
Não entra o que ainda não aconteceu. Um orçamento é reconhecido: entra numa cotação, para comparar com os outros, ou o sistema pergunta antes de lançar — e uma conta a pagar também é perguntada. E uma nota de crédito (devolução, desconto, bonificação) abate do total da obra em vez de somar.
A seguir: Primeiros passos →