Cotações: comparar orçamentos

Dois ou três orçamentos do mesmo serviço, lado a lado, item a item. Você escolhe o melhor de cada linha — e o que escolheu entra na obra como comprometido, antes do dinheiro sair.

Três palavras que o sistema usa sempre do mesmo jeito:

Palavra	O que é
Orçamento	O papel do fornecedor: «isto custa tanto». Entra como qualquer documento — pelo site ou pelo WhatsApp — e o sistema já o reconhecia: é o gasto que ainda não aconteceu.
Cotação	O agrupamento: os orçamentos de um mesmo serviço, postos lado a lado. «piso térreo», «alvenaria do muro».
Orçamento da obra	O teto da obra inteira, definido em Obras. Não tem a ver com o papel do fornecedor.

Abrir uma cotação

Pelo site ou pelo WhatsApp — os dois caminhos chegam à mesma cotação.

Pelo site — em Cotações (bloco «A tratar» da barra lateral), o cartão Nova cotação: a obra, o que está cotando («piso térreo», «alvenaria do térreo, piso porcelanato 120 m²») e, se quiser, a etapa. Abrir cotação cria a cotação vazia; os orçamentos juntam-se a seguir.
Pelo WhatsApp — mande o primeiro orçamento (foto ou PDF) com a legenda cotação piso térreo. Se não existir cotação aberta com esse nome, ele cria — quando a obra é uma só. Quem compra em mais de uma obra abre a cotação no painel primeiro, para dizer de que obra é; a legenda depois encontra a cotação pelo nome.

A tela de Cotações: «Nova cotação» em cima — obra, o que está cotando, etapa — e a lista embaixo, com a obra, quantos orçamentos, o estado e o valor escolhido.

Juntar os orçamentos

Uma cotação compara a partir de dois orçamentos. Eles entram pelo site ou pelo WhatsApp:

Pelo site — no fim da tela da cotação, o bloco Juntar orçamento: um orçamento que já está na conta (a lista mostra os orçamentos soltos daquela obra e os que ainda estão sem obra — fornecedor, valor, data) e o botão Juntar; ou um orçamento novo, em Subir orçamento (PDF ou foto) — o arquivo é lido e cai direto na cotação.
Pelo WhatsApp, com legenda — cotação piso térreo na foto ou no PDF leva o orçamento direto para a cotação com esse nome. A resposta diz quantos já são: «📋 Orçamento de … entrou na cotação «piso térreo» (2 orçamento(s)). Fica fora dos números até a cotação ser decidida.» — com o link para comparar no painel e, a partir do segundo, o botão 📄 Comparativo, que devolve o PDF ali mesmo.
Pelo WhatsApp, sem legenda — se houver cotação aberta numa obra sua, ele pergunta: «📋 Recebi um orçamento de … É de uma cotação aberta?», com um botão por cotação (até duas; mais do que isso, uma lista) e Não é cotação. «Não é cotação» devolve a pergunta de sempre para um orçamento: lançar já como gasto, ou não.

A conversa: o PDF do orçamento com a legenda «cotação piso térreo» e a resposta — entrou na cotação, com o botão «Comparativo». — Com legenda, o orçamento entra direto; sem legenda, ele pergunta.

A conversa sem legenda: a pergunta «É de uma cotação aberta?», com o botão da cotação e «Não é cotação». — Com legenda, o orçamento entra direto; sem legenda, ele pergunta.

O orçamento numa cotação fica fora dos números. Não é gasto: ninguém pagou nada ainda. Ele não entra no total da obra, nem na fila de validação, nem nos relatórios — só no comparativo. Se a cotação for cancelada, os orçamentos voltam a ser orçamentos soltos, como eram.

O comparativo

Cada linha é um item — a união do que todos deveriam ter cotado. Cada coluna é um fornecedor, com a data do orçamento, a validade e o frete no cabeçalho. Na célula, o preço unitário em cima e, embaixo, a quantidade e o total. O que a tabela diz sozinha:

Marca	O que quer dizer
Verde	O menor preço da linha.
— não cotou	Aquele fornecedor não incluiu o item. A linha fica à vista justamente por isso: o barato que não cobre tudo não é o mais barato.
conferir	A IA pareou duas descrições diferentes como o mesmo material («CIMENTO CP II E 32» e «Cimento CP-II 50 kg»). Você confirma escolhendo — ou recusa.
≈ por classe	Mesmo material e mesma unidade, descrição diferente: pareado pela classe do material.
unidade diferente — não comparável	Um cotou em m³, outro em m: o preço aparece, mas não disputa o verde. A observação do fornecedor, quando existe, fica na coluna da direita.
só um cotou	Um item que só apareceu num orçamento. Fica fora da cesta ótima até você dizer, no seletor = a item, que é o mesmo que outra linha — ou que não é.

O botão Sugerir pares (IA) pede à IA que procure de novo itens que sejam a mesma coisa com nomes diferentes — os que ela achar ficam marcados «conferir».

Os quatro números do topo

Mais barato (cobre tudo) — o fornecedor mais barato entre os que cotaram todos os itens, com o frete. Se ninguém cobriu a lista inteira, diz isso.
Cesta ótima (melhor de cada item) — o menor preço de cada linha, somado, com quantos fornecedores isso dá e os fretes deles. Os itens que ficaram de fora («só um cotou», sem par) aparecem ditos.
Escolhido até agora — o que você já decidiu, e quantos itens ainda estão sem escolha.
Validade mais curta — o orçamento que vence primeiro, e de quem.

Embaixo da tabela, três linhas fecham a conta por fornecedor: Total do que cada um cotou (e quantos itens cobre), Cesta ótima e Escolhido. O frete segue o fornecedor: entra na conta de quem for escolhido, não se divide.

Escolher — item a item, por fornecedor ou pela cesta

Quem decide é o administrador da conta: quem compra manda os orçamentos e recebe as respostas, mas não escolhe. Três jeitos, e dá para misturar:

Por célula — ✓ escolher ou recusar em cada preço. A célula escolhida fica verde, com a moldura; a recusada fica riscada. Decidida, a célula mostra um botão só — ✓ desfazer escolha ou desfazer recusa — e nada recarrega: a tela fica onde está.
Por fornecedor — escolher tudo, no cabeçalho da coluna, leva todos os itens daquele orçamento; tirar desfaz.
Pela cesta ótima — o botão Escolher a cesta ótima, no topo, escolhe o menor preço de cada linha de uma vez. Depois você ajusta o que quiser.

Escolher em dois fornecedores é normal — é o que a cesta ótima costuma dar. Cada um deles vira um pedido quando a cotação fechar.

Fechar a cotação: pedidos e comprometido

Fechar cotação muda o estado para Decidida e cria um pedido por fornecedor com itens escolhidos — o valor escolhido, o frete, a validade e o estado. Eles aparecem no bloco Pedidos desta cotação, na própria tela.

Um pedido aberto é dinheiro comprometido: a obra já deve, ainda que não tenha pago. O painel mostra isso embaixo do gráfico da obra — e, se a obra tem orçamento definido, quanto sobra do teto depois do comprometido.

No painel, embaixo do gráfico da obra: o comprometido das cotações decididas, com o link para elas.

Fechou cedo demais? Reabrir devolve a cotação a Aberta: os pedidos são cancelados, as escolhas ficam e o que estava recusado volta a pendente. Só não se reabre uma cotação com pedido já pago. Cancelar desfaz a cotação inteira, enquanto está aberta: os orçamentos voltam a ser orçamentos soltos na conta.

Quando o pagamento chega

O comprovante ou a nota do fornecedor chega como sempre — pelo site ou pelo WhatsApp — e o sistema reconhece que aquele fornecedor tem um pedido aberto naquela obra:

Pelo WhatsApp — depois do «Registrado ✅» de sempre, ele pergunta: «💰 … É o pagamento da cotação «piso térreo» (R$ … escolhido)? Se for, tiro do comprometido e marco como pago.» Um toque no botão com o nome da cotação casa os dois: «✅ Pagamento de … casado com a cotação «piso térreo»: saiu de comprometido, virou pago.» Não é deixa a compra como gasto comum. A pergunta só aparece quando não há outra em aberto para aquele documento — obra, crédito ou duplicidade vêm primeiro.
Pelo site — no detalhe da compra, o cartão Este pagamento é de uma cotação? lista os pedidos abertos daquele fornecedor, com a diferença entre o que foi escolhido e o que a nota diz, e o botão Sim, paga este pedido. Na tela da cotação, o pedido passa de Comprometido a Pago, com a data e o link «ver comprovante».

A conversa: o comprovante, o «Registrado» e a pergunta «É o pagamento da cotação «piso térreo»?», com o botão da cotação e «Não é». — O comprovante chega como sempre; o sistema reconhece o pedido aberto e pergunta.

A resposta depois do toque: o pagamento casado com a cotação, saiu de comprometido, virou pago. — O comprovante chega como sempre; o sistema reconhece o pedido aberto e pergunta.

O comparativo em PDF

Baixar PDF, no topo da cotação, gera o comparativo para mandar ao fornecedor ou guardar com a obra — a mesma tabela, com o verde e as marcas. Pelo WhatsApp, o botão 📄 Comparativo chega junto com a confirmação de cada orçamento a partir do segundo, e devolve o mesmo PDF na conversa.

Os dois avisos no sino

Validade — quando o orçamento escolhido de um pedido aberto vence em dois dias, ou já venceu: «📋 O orçamento escolhido de … na cotação «…» vence em … — confirme o pedido com o fornecedor antes de o preço mudar.»
Cotação parada — aberta há sete dias sem decisão: «📋 A cotação «…» está aberta há … dias sem decisão — escolha, feche ou cancele.»

Os dois levam à cotação — é lá que se resolvem.

Comparamos os orçamentos que você recebeu. Não buscamos preços na internet nem em tabela de mercado. O que o sistema sabe de preço é o que passou pela sua conta — os orçamentos das cotações e, para o que já foi comprado, o histórico em Materiais.

A seguir: Conferência de Entregas: a nota que chegou na obra →