Primeiros passos
Da conta vazia à primeira nota registrada. São cinco passos e nenhum deles demora mais do que um minuto.
- Criar a conta Nome, e-mail e senha em prestacontas.ai/registar. No registro você escolhe também o país e, com ele, a moeda — e esses dois não mudam depois. Uma conta brasileira trabalha em reais; uma conta portuguesa, em euros.
- Ligar o WhatsApp É o que abre o caminho da obra: sem um número ligado, ninguém consegue mandar foto de lá. Quem vai trabalhar só pelo painel pode pular — a própria tela tem a saída «Não quero usar WhatsApp», e o lançamento pelo painel funciona igual.
- Abrir a primeira obra A conta já nasce com uma obra chamada Geral, para você não precisar decidir nada antes de mandar a primeira foto. Quando quiser separar por obra de verdade, crie a sua em Obras.
- Convidar quem compra Cada pessoa que faz compras na obra recebe um convite — pelo WhatsApp ou por e-mail. O número que você informa diz para quem é o convite; o WhatsApp só fica ligado quando é ela que responde do próprio aparelho, e assim o número fica sempre certo.
- Registrar o primeiro gasto Fotografe uma nota e mande no WhatsApp — ou, no escritório, use + Novo lançamento e suba o arquivo. Nos dois casos o gasto aparece no painel; se algo ficou errado, o painel corrige, e ninguém precisa reenviar nada.
Ligar o WhatsApp da conta
Vá em Conta (canto inferior da barra lateral), aba Dados. Enquanto não houver número ligado, o cartão O meu WhatsApp mostra o código de ativação. Há dois caminhos, e dão no mesmo:
- Ativar pelo WhatsApp — abre a conversa com a mensagem já escrita. É só enviar.
- À mão — mande
ATIVAR K7M2QP(o seu código, que é diferente) para o número do PrestaContas que aparece na tela.
O número de onde a mensagem sair é o que fica ligado à conta. Se você mandar do celular da empresa, é o celular da empresa que passa a receber; se mandar do seu, é o seu.
O código vale 24 horas. Quem se cadastra à noite e só abre o WhatsApp no dia seguinte não encontra um link morto — mas, se expirar, o botão «Gerar um código novo» emite outro na hora.
Depois de ligado, a mesma tela passa a mostrar o número ativo e o botão Desligar este número. Desligar corta na hora — é o que você quer quando o aparelho se perdeu ou a pessoa saiu. Para trocar de celular: desligue neste, ative a partir do novo.
Se você trabalha só pelo painel e não quer usar o WhatsApp, o link discreto «Não quero usar WhatsApp» encerra o assunto e a tela para de lembrar.
A primeira obra
A obra é o centro de custo do sistema: todo gasto pertence a uma. Em Obras você preenche, no mínimo, o nome. Os outros campos ajudam depois:
- Código — curto e fixo, é o apelido que aparece no WhatsApp
(
CASA1,CANAL). O nome dá para editar; o código, não. - Saldo inicial — quanto já se gastou até hoje, se a obra está a meio. Entra no total, mas não conta como atividade.
- Orçamento / alvo — o valor que você não quer ultrapassar. Só serve para acompanhar; não bloqueia nada.
Os detalhes completos estão em Obras e equipamentos.
Convidar quem compra
Em Compradores, crie a pessoa com o nome e escolha o que ela pode fazer (enviar comprovantes, ou só consultar). Depois clique em Convidar pelo WhatsApp: ela recebe um convite, responde, e o número dela fica ligado.
A partir daí ela manda fotos e o sistema já sabe de quem são. Ela não cria conta, não põe senha, não instala nada.
Confirme o seu e-mail. É por ele que a recuperação de senha funciona quando o WhatsApp não está disponível. Uma conta com e-mail errado é uma conta sem volta.
A seguir: Enviar pelo WhatsApp →