Manual do PrestaContas.ai
Um gasto de obra pode entrar por qualquer dos dois caminhos, e os dois acabam no mesmo sítio:
- Pelo WhatsApp — quem está na obra fotografa o documento e manda. Não instala nada, não cria palavra-passe, não escreve valores.
- Pelo painel — o escritório sobe o ficheiro que chegou por e-mail e deixa o sistema ler, ou preenche à mão o que nunca teve documento: mão de obra, aluguer de equipamento, o acerto do mês.
Nos dois casos o gasto cai na mesma obra, na mesma categoria e no mesmo relatório. Não há gasto de segunda classe — nem o que entra sem documento nenhum, que conta no total com o rótulo «sem fatura» à vista.
Nada se perde. Se a foto sair tremida, se faltar o valor ou se ninguém disser a obra, o documento entra na mesma e fica marcado como incompleto — o escritório completa depois. O registo nunca depende de a leitura ter corrido bem.
As páginas do manual
- Primeiros passos Criar a conta, ligar o WhatsApp, abrir a primeira obra e convidar quem compra.
- Enviar pelo WhatsApp Da foto ao gasto registado: os botões, a escolha da obra, repartir uma fatura, abastecimento, apagar e pedir o relatório.
- O painel: conferir e corrigir Painel, fila de validação, lista de compras, o detalhe de uma fatura, corrigir o que a leitura errou e lançar à mão.
- Obras e equipamentos Criar obra, código, orçamento, saldo inicial, encerrar, mostrar ao cliente — e para onde vai o combustível.
- Compradores e clientes Quem envia e quem só consulta, o convite pelo WhatsApp, o que cada um vê.
- O acesso pelo site O comprador e o cliente no navegador: o link de 15 minutos, a palavra-passe, o que cada um vê e os preços dos materiais.
- Relatórios e exportação Os relatórios do painel e o ficheiro que se manda para a contabilidade.
Sobre as imagens. Quase todas as capturas deste manual foram tiradas a uma conta brasileira: os valores aparecem em reais e algumas palavras mudam («nota fiscal» por «fatura», «placa» por «matrícula»). Os ecrãs, os botões e a ordem das perguntas são os mesmos em Portugal.
Quem lê o quê
Se compra na obra, uma página chega: Enviar pelo WhatsApp. Não há nada para instalar nem para configurar — quando o escritório o convidar, o WhatsApp já sabe quem é.
Se é o escritório (ou o dono), comece pelos Primeiros passos e depois O painel. As outras lê-as quando precisar delas.
Se é o cliente de uma obra, o escritório pode dar-lhe acesso de consulta: pergunta os gastos pelo WhatsApp e recebe o relatório em PDF, sem nunca entrar no painel — ou abrir o ecrã dele no navegador. Está explicado em O acesso pelo site.
O que entra na conta
Entra tudo o que é gasto da obra — material, mão de obra, aluguer de equipamento, transporte, combustível, alimentação, água/luz/comunicações e o que sobrar cai em «outros». Com documento ou sem: o gasto sem fatura entra na mesma, marcado «sem fatura», porque a alternativa é a obra ter um buraco que ninguém explica.
Não entra o que ainda não aconteceu. Um orçamento ou uma conta por pagar é reconhecido e o sistema pergunta antes de lançar. E uma nota de crédito (devolução, desconto, bonificação) abate ao total da obra em vez de somar.
A seguir: Primeiros passos →