Primeiros passos
Da conta vazia à primeira fatura registada. São cinco passos e nenhum deles demora mais do que um minuto.
- Criar a conta Nome, e-mail e palavra-passe em prestacontas.ai/registar. No registo escolhe também o país e, com ele, a moeda — e esses dois não mudam depois. Uma conta portuguesa trabalha em euros; uma brasileira, em reais.
- Ligar o WhatsApp É o que abre o caminho da obra: sem um número ligado, ninguém consegue mandar foto de lá. Quem vai trabalhar só pelo painel pode saltar — o próprio ecrã tem a saída «Não quero usar WhatsApp», e o lançamento pelo painel funciona igual.
- Abrir a primeira obra A conta já nasce com uma obra chamada Geral, para não ter de decidir nada antes de mandar a primeira foto. Quando quiser separar por obra a sério, crie a sua em Obras.
- Convidar quem compra Cada pessoa que faz compras na obra recebe um convite pelo WhatsApp. Nunca escreve o telemóvel dela: é ela que liga o próprio aparelho, e assim o número fica sempre certo.
- Registar o primeiro gasto Fotografe uma fatura e mande no WhatsApp — ou, no escritório, use + Novo lançamento e suba o ficheiro. Nos dois casos o gasto aparece no painel; se algo ficou errado, o painel corrige, e ninguém precisa de reenviar nada.
Ligar o WhatsApp da conta
Vá a Conta (canto inferior da barra lateral). Enquanto não houver número ligado, o ecrã mostra o código de ativação:
Há dois caminhos, e dão no mesmo:
- Ativar pelo WhatsApp — abre a conversa com a mensagem já escrita. É só enviar.
- À mão — mande
ATIVAR K7M2QP(o seu código, que é diferente) para o número do PrestaContas que aparece no ecrã.
O número de onde a mensagem sair é o que fica ligado à conta. Se mandar do telemóvel da empresa, é o da empresa que passa a receber; se mandar do seu, é o seu.
O código vale 24 horas. Quem se regista à noite e só abre o WhatsApp no dia seguinte não encontra um link morto — mas, se expirar, o botão «Gerar um código novo» emite outro na hora.
Depois de ligado, o mesmo ecrã passa a mostrar o número ativo e o botão Desligar este número. Desligar corta na hora — é o que quer quando o aparelho se perdeu ou a pessoa saiu. Para trocar de telemóvel: desligue neste, ative a partir do novo.
Se trabalha só pelo painel e não quer usar o WhatsApp, o link discreto «Não quero usar WhatsApp» encerra o assunto e o ecrã deixa de lembrar.
A primeira obra
A obra é o centro de custo do sistema: todo o gasto pertence a uma. Em Obras preenche, no mínimo, o nome. Os outros campos ajudam depois:
- Código — curto e fixo, é a alcunha que aparece no WhatsApp
(
CASA1,CANAL). O nome dá para editar; o código, não. - Saldo inicial — quanto já se gastou até hoje, se a obra está a meio. Entra no total, mas não conta como atividade.
- Orçamento / alvo — o valor que não quer ultrapassar. Só serve para acompanhar; não bloqueia nada.
Os detalhes completos estão em Obras e equipamentos.
Convidar quem compra
Em Compradores, crie a pessoa com o nome e escolha o que ela pode fazer (enviar comprovativos, ou só consultar). Depois clique em Convidar pelo WhatsApp: ela recebe um convite, responde, e o número dela fica ligado.
A partir daí manda fotos e o sistema já sabe de quem são. Não cria conta, não põe palavra-passe, não instala nada.
Confirme o seu e-mail. É por ele que a recuperação da palavra-passe funciona quando o WhatsApp não está disponível. Uma conta com e-mail errado é uma conta sem volta.
A seguir: Enviar pelo WhatsApp →